Votre “Compliance Officer” virtuel pour gérer vos procédures anti-blanchiment.

Destiné aux professionnels visés par la 4° Directive européenne, IBAKUS®KYC vous simplifie la vie dans les questions anti-blanchiment liées à votre activité. Connaissance des clients, Personnes physiques ou morales. Evaluation du risque. Vigilance. 

Procédures simples et claires, à un coût très raisonnable.

Essayer 30 jours gratuitementVoir la présentation détaillée

L'application IBAKUS®KYC répond à vos obligations en matière de KYC de la manière suivante

  • Définition d’un processus de KYC

    Les procédures d'identification de vos clients (KYC - Know Your Customer), en application de la 4° Directive 2015/849 sont un élément primordial de votre environnement de travail.

    En tant que professionnel du secteur juridique ou financier, le logiciel IBAKUS®KYC vous permet de définir des procédures KYC permettant l'identification de différents profils clients et d'ainsi de lister les informations et documents nécessaires pour chaque profil défini. Les membres de votre organisation sont alors à mêmes de connaître en permanence les informations à demander aux clients ou à rechercher à l'extérieur.

    Un système automatisé de TACHES rappelle aux collaborateurs les actions à prendre afin d'exercer une vigilance permanente et sans faille.

    Audit permanent et instantané ! Un système de CODE COULEUR permet au management de se faire instantanément une idée quant à la qualité des données présentes dans le fichier.

  • Vérification de l’honorabilité de vos clients

    En application de l'article 13 de la 4° Directive (... la vérification de l'identité sur la base de documents, de données ou d'informations obtenus d'une source fiable et indépendante), il appartient au Professionnel de vérifier les informations reçues des prospects et de ses clients actuels.

    IBAKUS®KYC travaille en partenariat avec Dow Jones/Factiva qui nous fournit journellement la mise à jour de sa base de données "Dow Jones Risk & Compliance list". Cette base de données mondiale reprend 2.4 millions de profils de Personnes physiques & morales; elle intégre 1.100 listes mondiales de santions.

    Ainsi, IBAKUS®KYC vous permet de disposer facilement et rapidement d'une vérification complète de vos clients selon 4 critères :

    • s'agit-il d'une personne exerçant des responsabilités politiques tel que défini à l'article 3, 9° de la 4° Directive ?
    • s'agit-il d'une personne proche d'une personne exerçant des responsabilités politiques ?
    • s'agit-il d'une personne reprise sur des listes de santion ?
    • s'agit-il d'une personne ayant été condamnée pour des faits graves de délinquance financière ?

    La première identification du client ayant été réalisée, l'utilisateur programme des vérifications périodiques de la base Dow Jones. Au cas où un contrôle automatique détecte une modification dans la situation du client, un email d'alerte est envoyé à l'utilisateur.

    Outre la consultation de la Dow Jones Risk and Compliance list, IBAKUS®KYC peut parcourir chaque semaine les news du Web afin de détecter si une information, positive ou négative, s'y trouve à propos de vos clients. 

    Grâce aux procédures automatisées de IBAKUS®KYC vous pouvez compter sur une vérification permanente et automatique de l'honorabilité et vos clients, ce qui vous met à l'abri de toute mauvaise surprise.

  • Sécurité et stockage

    Toutes les applications IBAKUS® fonctionnent selon le système du Cloud Computing, c'est à dire que nos programmes et vos données sont stockés sur un serveur sécurisé accessible via Internet. Nous utilisons cette technologie depuis plus de 7 ans maintenant, et à notre plus entière satisfaction.

    Vos données IBAKUS®KYC sont accessibles de partout, 7j/24h, à votre meilleure convenance. Tous les échanges d'informations avec le serveur se font sous le protocole https.

    En application de l'article 40 de la 4° Dir., vos données sont conservées 5 ans.

    Nous sommes évidemment intraitables sur la question de la sécurisation des données (voir encart plus bas).

    Le système du Cloud Computing vous décharge des tâches de mise à jour des programmes, des procédures de sauvegarde des données ... tout cela est géré par le serveur. Un simple PC, une imprimante et une connexion internet et vous êtes prêt à travailler. Plus besoin de serveur local et de réseau coûteux.

    Notre devise : FAISONS SIMPLE.

  • Edition des formulaires de reporting

    Avoir des procédures de compliance efficaces et bien pensées ne suffit pas, cela doit se traduire en reportings imprimés.

    Une fois l'identification client pleinement réalisée, il est donc nécessaire de ressortir informations et documents dans des reportings attestant que vos Due Diligences ont bien été exécutées :

    • déclarations de Bénéficiaire effectif pour les Personnes physiques,
    • formulaires de certification des informations des Personnes morales,
    • formulaires de review annuel,
    • listes diverses
    • etc.

    IBAKUS®KYC édite tous les formulaires nécessaires en interne (conformité avec les exigence de votre autorité de tutelle) et en externe (demandés par vos partenaires).

  • Reporting et reviews automatiques

    La gestion du risque client ne peut être assurée que sur le long terme. Le fait de connaître vos clients à l'entrée en relation ne vous prémunie pas d'un changement de situation en cours de collaboration (des coordonnées qui changent à la réorientation professionnelle). Un suivi dans le temps est impératif.

    IBAKUS®KYC permet d'assurer la bonne gestion du risque client par un ensemble de fonction, à chaque étape. IBAKUS®KYC gère les dates d'expiration des documents d'identité, les dates de validité des procurations et automatise les vérifications dans la base Dow Jones comme les reviews réguliers des personnes morales et physiques.

    Vos KYC officers disposent ainsi d'un outil d'aide systématisé au suivi des dossiers clients d'un point de vue compliance.

  • Nouvelles normes GDPR applicables à partir du 24 mai 2018

    La Directive européenne 2016/679 dite GDPR (General Data Protection Regulation) a d'ores et déjà été prise en compte par nous et par notre hébergeur.

    Parmi les mesures prévues dans cette Directive, deux d'entre elles méritent un commentaire :

    - droit à l'effacement : ce droit est limité par les articles 40 & 41 de la 4° Directive 2015/849

    - droit à la portabilité : les données de chaque dossier sont déjà exportables en format .csv

    Les autres mesures prévues par la Directive 2016/679 ne posent aucun problème.

  • Êtes vous concerné par la 4ème Directive ?

    La Directive 2015/849 énonce, en son article 2 les professions concernées. A savoir, toutes les professions (Personnes morales ou physiques) du Droit et du Chiffre, au sens TRES large (dans le même ordre que repris dnas la Directive) :

    • les différents organismes bancaires & de crédit (évidemment ...)
    • les auditeurs, experts-comptables externes et conseilleurs fiscaux,
    • les notaires et autres membres de professions juridiques indépendantes (avocats !) lorsqu'ils participent à :
      • l'achat et à la vente de biens immobiliers ou d'entreprises commerciales
      • la gestion de fonds, de titres ou d'autres actifs appartenant au client
      • l'ouverture ou la gestion de comptes bancaires, d'épargne ou de portefeuilles
      • l'organisation des apports nécessaires à la constitution, à la gestion ou à la direction de sociétés
      • la constitution, la gestion ou la direction de fiducies/trusts, de sociétés, de fondations ou de structures similaires
    • les prestataires de services aux sociétés et aux fiducies/trusts ...
    • les agents immobiliers
    • les autres personnes négociant des biens, où les paiements sont effectués en espèces pour un montant égal ou supérieur à 10.000€
    • les prestataires de services de jeux d'argent et de hasard

Nos prix sont tout à fait compétitifs !

Les applications IBAKUS® étant destinées aux Petites & Moyennes Entreprises, nous sommes tout à fait conscients que le prix est un élément important.

La technologie du Cloud Computing nous permet une excellente efficacité tout en comprimant nos charges de fonctionnement au maximum, alors, pourquoi ne pas vous en faire profiter ??

Les prix pratiqués sont définis dans la grille ci-dessous. Le simulateur vous permet une estimation de votre coût mensuel sur base de vos propres volumes.

Pour des volumes au dessus de la grille > NOUS CONTACTER !

 

Nombre de fiches Prix HTVA / mois
fiche personne physique
Nombre de namechecks Prix HTVA / mois
Nombre de fiches archivées Prix HTVA / mois
fiche archivée
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Une sécurité de premier ordre

La sécurité de vos données est notre priorité. IBAKUS® est en conformité avec les normes luxembourgeoises les plus strictes. Vos données sont hébergées sur un serveur certifié PSF au Grand-Duché de Luxembourg.

Un hébergeur PSF est une entité contrôlée par l'Autorité des marchés luxembourgeoise, la Commission de Surveillance du Secteur Financier.

L’accès au serveur est protégé par deux firewalls de technologie différente, et les données sont automatiquement répliquées sur un second site d’hébergement, ce qui permet de garantir le redémarrage de l'application dans les 4 heures en cas de krach majeur.

En plus de tout cela, vous pouvez opter pour un chiffrement de vos données, en introduisant votre propre clé de chiffrement dans les Paramètres du KYC.

En savoir plus sur IBAKUS®KYC et les règles de conformité KYC

  • Le concept de base

    L'entrée en vigueur de la 4° Directive rend obligatoire les procédures anti-blanchiment, c'est un fait indiscutable.

    Notre solution est orientée PME, parce que la taille d'une entreprise ne la dispense pas des démarches KYC. Or, il faut pouvoir se mettre en conformité à un coût économiquement supportable. C'est l'objectif que s'est fixé l'équipe IBAKUS®.

    L'application IBAKUS®KYC répond à vos besoins en matière de KYC de la manière suivante :
    • Vous définissez un processus KYC standard pour connaitre tous vos clients >> c'est la question de la définition des PROFILS des clients
    • Vous vérifiez l'honorabilité de vos clients via, notamment, la base de données reconnue Dow Jones,
    • Vous réunissez toutes les informations et documents à votre disposition sur chaque client >> cdeux bases de données, l'une pour les Personnes physiques, l'autre pour les Personnes morales sont à votre disposition pour organiser le stockage des informations
    • Vous sauvegardez les informations recueillies sont stockées dans notre cloud certifié PSF situé au Luxembourg,
    • Vous éditez tous les formulaires en lien avec le client, selon vos besoins,
    • Vous éditez reportings et review automatiquement, selon votre planning.

    IBAKUS®KYC vous permet donc de récolter et réunir, en un seul lieu sécurisé, toutes les informations et documents nécessaires sur vos clients, les rendre accessibles à tous les intervenants qui en ont besoin et dans un formalisme adapté, tout au long de votre relation avec vos clients.

    Avec IBAKUS®KYC, vous disposez d'un outil :

    • 100% européen (basé sur la 4° Directive LCB/FT), donc répondant aux normes GAFI. L'application est tout à fait utilisable dans d'autres juridictions que l'Union européenne.
    • simple d'utilisation et de paramétrage,
    • efficace car conçu en collaboration avec des professionnels expérimentés du secteur financier,
    • conforme à la législation en vigueur.

    Les 30 premiers jours sont gratuits, n'hésitez pas à vous inscrire pour découvrir l'ergonomie de l'application et toutes ses fonctionnalités.

  • Les bases légales

    Au niveau européen

    • La directive européenne 2015/849/CE du Parlement Européen et du Conseil du 20/05/2015 (dite 4° Directive) relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Cette Directive est entrée en vigueur le 26 juin 2017.

    Au niveau luxembourgeois

    • Loi du 12/11/2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme (loi LCB/FT) telle que modifiée par la Loi du 17/07/2008 et du 27/10/2010.
    • Réglement grand-ducal du 01/02/2010 portant précision de certaines dispositions de la loi modifiée du 12/11/2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme (RGD LBC/FT).
    • Loi du 27 octobre 2010 portant renforcement du cadre légal en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme ; portant organisation des contrôles du transport physique de l'argent liquide entrant au, transitant par le ou sortant du Grand-Duche de Luxembourg et relative à la mise en oeuvre de résolutions du Conseil de Sécurité des Nations Unies et d'actes adoptés par l'UE comportant des interdictions et mesures restrictives en matière financière à l'encontre de certaines personnes, entités et groupes dans le cadre de la lutte contre le financement du terrorisme.
    • Réglement grand-ducal du 29/10/2010 portant exécution de la Loi du 27/10/2010 relative à la mise en oeuvre de résolutions du Conseil de Sécurité des Nations Unies et d'actes adoptés par l'UE comportant des interdictions et mesures restrictives en matière financière à l'encontre de certaines personnes, entités et groupes dans le cadre de la lutte contre le financement du terrorisme telle qu'amendée par le Réglement grand-ducal du 03/08/2011.
    • Le projet de Loi 7128 portant transposition de la 4° Directive a été déposé à la Chambre des Députés en juin 2017 et devrait être voté avant la fin de l'année 2017.

    Luxembourg: règlements, recommendations et autres circulaires

    • Circulaire 20/10 CRF relative à l'article de la Loi (modifiée) du 12/11/2004 concernant la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme;
    • Pour les PSF : Réglement CSSF n° 12-02 du 14/12/2012 relatif à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme
    • Pour les Experts-comptables : Recommandations émises par l'OEC
    • Pour les Conseillers fiscaux et/ou économiques : Circulaire n° 770 émise le 01/08/2014 par l'Administration de l'Enregistrement et des Domaines
  • La sécurité : chiffrement et hébergement sécurisé

    Toutes les applications IBAKUS® fonctionnent selon le système du "cloud computing".

    Tous les échanges de données entre l'utilisateur et le serveur se font selon le protocole https.

    Le stockage de nos programmes, de la "Dow Jones Risk & Compliance list" et de vos données, est réalisé chez Treetop, un hébergeur PSF à Bertrange (G.D. de Luxembourg).

    C'est la solution la plus sécurisée que nous avons trouvé de par le monde, à un prix abordable.

    En tant qu'hébergeur PSF, régulé et supervisé par la Commission de Surveillance du Secteur Financier (l'Autorité des marchés financiers luxembourgeois), Treetop met en oeuvre les meilleures procédures informatiques autant au niveau de la capacité et de la fiabilité des machines stockant les données, qu'au niveau de la protection des accès.

    Concrètement, l'accès au serveur est protégé par 2 firewals de technologie différente. L'agrément CSSF prévoit aussi qu'en cas de panne totale chez l'hébergeur, un autre centre d'hébergment reprenne la main dans un délai maximum de 4 heures ouvrables.

    De plus, nous donnons à l'utilisateur la possibilité de chiffrer ses bases de données personnelles. L'accès aux données n'est possible qu'après avoir entré une clé de chiffrement propre à l'organisation de l'utilisateur.  Il n'y a donc que les membres de son organisation qui sont même de visualiser les données. Une procédure de sécurité est prévue dans le cas de la perte de la clé de chiffrement.

    Nous pensons très sincèrement que vos données sont parfaitement à l'abri, bien plus qu'elles ne pourraient l'être dans un serveur local. L'hébergeur professionnel dispose de moyens financiers conséquents pour mettre en oeuvre des procédures de sécurité qu'aucune PME n'est à même de se payer.

    Le fait de travailler selon un système Cloud Computing décharge l'utilisateur des procédures complexes et fastidieuses comme les mises à jour des programmes et la prise journalière des copies de sécurité. Voila des tâches en moins que vous apprécierez !

  • L'archivage des données

    La Législation prévoit qu'il est nécessaire, après la fin d'une relation avec un Client, de conserver les données pendant un minimum de 5 ans, voire une seconde période de 5 ans.

    Nous avons pris l'option de conserver d'office les données archivées pendant 10 ans.

    L'archivage d'une fiche, aussi bien Personne physique que morale, est facturée à une somme très modique (voir conditions financières) durant les 12 premiers mois de son archivage. Ensuite, c'est gratuit.

    Une fiche archivée peut toujours être désarchivée pour reprendre un statut normal, pouvoir être consultée et éventuellement être réarchivée après une période de 1 mois.

Parfaitement adapté pour les professions du Droit et de la Finance

Professions du Droit : Avocats, Notaires, Conseillers juridiques, ...

Professions de la Finance ou du Chiffre : Expert-comptables, Comptables, Réviseurs/Commissaires aux comptes, Family Offices, Gestionnaires de fortune, Consultants, ...

IBAKUS®KYC vous permet d’être en parfaite conformité avec la 4e Directive européenne anti-blanchiment et financement du terrorisme

IBAKUS®COMPTA donne à vos clients un accès direct à leur comptabilité et vous fait gagner en efficacité.

IBAKUS®TIME est un outil de facturation de vos prestations, qui vous permet un suivi client poussé ainsi que de nombreuses statistiques.